In steuerlicher Hinsicht nehmen die Tourismusorganisationen Südtirols (wie auch andere Non-profit-Organisationen) eine Sonderstellung ein. Sowohl steuer- als auch MwSt.-rechtlich können bestimmte Verfahren gewählt werden, die von vielen Buchhaltungsprogrammen auf dem Markt nur über "Umwege" und zum Teil doppelter Erfassung von Dokumenten gelöst werden können.

In Zeiten von knappen Ressourcen und ständig steigenden Anforderungen an die Tourismusorganisationen ist ein gezielter Einsatz der zur Verfügung stehender Mittel unumgänglich. In diesem Zusammenhang steht die Entscheidung an, die Buchhaltung im Hause oder extern abzuwickeln. Die Buchhaltung im Hause, Personal mit Buchhaltungskenntnissen vorausgesetzt, ist sicherlich ein effizientes Planungs- und Kontrollinstrument, das gegenüber der Buchhaltung außer Haus viele Vorteile bietet. So sind z. B. die aktuellen Zahlen ohne Zeitverzögerung verfügbar und die Zuweisung der Kosten und Erträge meist viel detaillierter möglich. Sofern die praktische Möglichkeit besteht (Zeit/Fachkraft) rät der LTS deshalb jeder Organisation ab einer bestimmten Größe die Buchhaltung im Hause zu führen.

Bei der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung wurde der LTS bei der Firma PRO DATA und ihrer Business-Software "OMBIS" fündig. Daraus hat der LTS zwei Pakete geschnürt.

Buchhaltungspaket "OMBIS Fibu TV"

Das Paket erlaubt bereits in seiner Basisausstattung neben der Buchhaltung auch die Budgetplanung und -auswertung, die Fakturierung, die Verwaltung des Mahnwesens sowie die Berechnung von Mitgliedsbeiträgen. Dieses Basispaket kann in der Folge beliebig durch einzelne Zusatzmodule erweitert werden, z. B. Kostenrechnung, Homebankingschnittstellen, andere Export-/Import-Funktionen usw.

"OMBIS Fakturierung und Beitragsberechnung"

Dieses Paket erlaubt neben der Fakturierung auch die automatische Mitgliedsbeitragsberechnung. Außerdem ist ein einfaches Postenverwaltungs- und Mahnwesen enthalten. Auch dieses Paket kann optional durch weitere Zusatzmodule Schritt für Schritt ausgebaut werden, so z. B. durch Export der Verrechnungsdaten über die Homebankingschnittstellen.

Das Softwareunternehmen PRO DATA dient als zentrale Anlaufstelle für Hilfestellungen und Fragen zu OMBIS. Sie können diese Dienste erreichen unter:

• E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
• Direkte Ticketerfassung über die Webseite: helpdesk.prodata.it (bitte Zugangsdaten anfordern)
• Telefon: 0471 660 355

Bei TIC-Web handelt es sich um eine zu 100 Prozent internetbasierte Software für den Tourismussektor. Das bedeutet, dass sämtliche Programmfunktionen über Internet aufgerufen werden und somit der Zugriff auf TIC-Web von jeden Arbeitsplatz aus erfolgen kann.

In dieses Projekt sind die langjährigen Erfahrungen aus der Vorgängersoftware TIC – Touristic Information Center eingeflossen. In TIC-Web werden 100 Prozent der Beherbergungsbetriebe Südtirols erfasst und verwaltet. TIC-Web unterstützt die Tourismusorganisationen zudem maßgeblich bei der täglichen Arbeit. Im Laufe der Zeit ist der Funktionsumfang von TIC-Web ständig erweitert worden. TIC-Web unterstützt die Mitarbeiter mit folgenden Modulen:

• Stammdatenverwaltung der Beherbergungs- und Gastronomiebetriebe
• Verfügbarkeitsmeldung
• Anfragenverwaltung
• Pflichtmeldungen ASTAT und Ortstaxe
• Pflege der POIs und Aktivitäten
• Pflege der Veranstaltungen
• Wetter- und Schneesituation, welche im Winter von den Mitarbeitern in den Tourismusvereinen und Skigebieten täglich aktualisiert werden
• Webcams
• Journalistenkontakte

Natürlich wird TIC-Web ständig den rasanten Entwicklungen im Tourismus- und IT-Bereich angepasst. So arbeitet die Abteilung Softwareentwicklung des LTS laufend an den verschiedenen Modulen, um diese den aktuellen Wünschen und Bedürfnissen anzupassen.

Die Betriebsdatenverwaltung und die Verfügbarkeitspflege sind neben der Anfragenverwaltung sicherlich die Hauptmodule von TIC-Web. Neben diesen stehen den Tourismusvereinen und -verbänden jedoch noch eine Vielzahl anderer Funktionen zur Verfügung, so z. B. der Eventmanager zur Verwaltung, Reservierung und Buchung von Veranstaltungen, ein eigenes Modul zur Pflege der Journalistenkontakte, Infopoint-Lösungen für die 24-Stunden-Gästeinformation und eine Online-Booking-Lösung.

Durch die direkte Anbindung an elektronische Informationssysteme sorgt der Info.Point 2.0 für einen hohen Informationsgehalt und die ständige Aktualität aller Daten der Region – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für die Datenpflege. Zusammen mit dem Partner ACS bietet der LTS ein einheitliches Angebot mit Hard- und Software sowie Hilfe bei der gesamten Projektumsetzung.

Der Info.Point 2.0 ist zeitgemäß und benutzerfreundlich, bietet dem Zielpublikum aktuelle Informationen an, gibt jederzeit Auskunft und die moderne Technik ist für den Einsatz unter extremen Wetter- und Umweltbedingungen geeignet. Weitere Informationen stehen Ihnen zum Download zur Verfügung.

Die Dienstleistungen im EDV-Bereich von Seiten des LTS wurden im Laufe der Zeit ständig erweitert. Damit wurde der zunehmenden Wichtigkeit dieses Sektors Rechnung getragen. Über die LTS Genossenschaft bietet der LTS seinen Mitgliedern somit eine Rundumbetreuung im IT-Bereich an. Im Hardwarebereich sind dies vor allem die Ausrüstung der Tourismusorganisationen (TO) mit effizienter Hardware inklusive Vernetzung und Verkabelung und die fachgerechte Wartung dieser EDV-Systeme. Außerdem wird das Angebot mit dem Info.Point 2.0 abgerundet.

Im Softwarebereich umfasst das Angebot – neben Standardsoftware – die Touristiksoftware TIC-Web, eine Backofficelösung für Tourismusorganisationen und zentrale touristische Datenbank. Weiters gibt es die LTS Shop Services, ein System zum Onlineverkauf von Veranstaltungen und Erlebnissen. Auch der Bereich Buchhaltung wird mit der Software Ombis der Firma ProData abgedeckt, die mit TIC-Web gekoppelt werden kann.
Für Beherbergungsbetriebe wird schließlich noch das Gästeverwaltungs- und Meldetool LTS Touristmanager angeboten.

Die Unterstützung der Anwender in den Tourismusorganisationen ist über eine professionelle Hotline gewährleistet, die schwerpunktmäßig Hilfestellung im Umgang mit TIC-Web gibt, jedoch auch zu allgemeinen EDV-Themen Hilfestellung leistet.